CRM con WhatsApp: casos de uso por industria

Problemas principales

• Leads sin asignar

  Consultas que llegan al WhatsApp de la inmobiliaria y nadie las atiende a tiempo porque no hay un responsable claro.

• Seguimiento manual

  El agente promete enviar fotos o coordinar una visita, pero lo anota en papel o en la memoria. Al tercer día, el prospecto ya contactó a la competencia.

• Sin métricas de conversión

  El director no sabe cuántos leads entraron este mes, cuántos se convirtieron en visitas y cuántos cerraron operación.

Cómo lo resuelve un CRM + WhatsApp

• Asignación automática por zona o tipo de propiedad

  Cada consulta se asigna al agente responsable de esa zona. Si nadie responde en 5 minutos, se reasigna.

• Pipeline visual con etapas claras

  Columnas como 'Consulta nueva', 'Visita agendada', 'Oferta enviada', 'Negociación', 'Cierre' permiten ver el estado de cada deal de un vistazo.

• Seguimiento automático por WhatsApp

  Si un lead no responde en 48 horas, el CRM envía un mensaje de seguimiento automático con la información de la propiedad.

Flujo de trabajo recomendado

1. 1Lead consulta por WhatsApp sobre un departamento
2. 2CRM crea contacto y asigna al agente de esa zona
3. 3Agente envía ficha técnica + fotos desde el CRM
4. 4Se agenda visita (recordatorio automático 24h antes)
5. 5Post-visita: seguimiento con propuesta de precio
6. 6Cierre o reasignación a otra propiedad

Problemas principales

• Múltiples celulares, cero registro

  3 vendedores responden desde 3 teléfonos distintos. Si un cliente escribe de nuevo, nadie sabe qué se le dijo antes.

• Carritos abandonados sin recuperar

  El cliente preguntó precio, le respondieron, pero no compró. Nadie le hace seguimiento para cerrar la venta.

• Post-venta caótica

  Reclamos y cambios llegan por WhatsApp y se pierden entre las consultas nuevas.

Cómo lo resuelve un CRM + WhatsApp

• Inbox unificado para todo el equipo

  Todas las conversaciones de WhatsApp en un solo lugar. Cada agente ve el historial completo del cliente sin importar quién lo atendió antes.

• Recuperación de carritos por WhatsApp

  Mensajes automáticos a los clientes que consultaron pero no compraron, con un link directo al producto.

• Tags para separar pre-venta y post-venta

  Etiquetas automáticas que clasifican cada conversación para que el equipo de soporte atienda reclamos y el de ventas atienda consultas nuevas.

Flujo de trabajo recomendado

1. 1Cliente pregunta por stock/precio vía WhatsApp
2. 2CRM asigna al vendedor disponible con historial del cliente
3. 3Vendedor responde con catálogo/link de pago
4. 4Si no compra en 24h: mensaje automático de seguimiento
5. 5Post-compra: mensaje de confirmación + tracking
6. 6Si hay reclamo: se etiqueta y redirige a soporte

Problemas principales

• Sin visibilidad del funnel del cliente

  La agencia genera leads para sus clientes, pero no sabe qué pasa después. No puede demostrar cuántos se convirtieron en ventas.

• Leads mezclados entre cuentas

  Los leads de la campaña de un cliente terminan mezclados con los de otro porque todos llegan al mismo WhatsApp.

• Reportes manuales

  El account manager pierde horas cada semana armando reportes en Excel para cada cliente.

Cómo lo resuelve un CRM + WhatsApp

• Multi-pipeline: un funnel por cliente/cuenta

  Cada cliente de la agencia tiene su propio pipeline. Los leads se clasifican automáticamente por origen de campaña (UTM, formulario, WhatsApp).

• Atribución por fuente y campaña

  Sabés exactamente cuántos leads llegaron de Facebook Ads vs. Google Ads vs. WhatsApp orgánico para cada cliente.

• Reportes automáticos exportables

  El CRM genera reportes semanales con métricas de leads, avance del pipeline y conversiones. Se envían automáticamente al cliente.

Flujo de trabajo recomendado

1. 1Lead llega por campaña de Facebook Ads al WhatsApp del cliente
2. 2CRM lo clasifica por fuente (UTM) y lo asigna al pipeline correcto
3. 3Agente de la agencia califica el lead
4. 4Se transfiere al equipo de ventas del cliente con contexto completo
5. 5Seguimiento del estado hasta cierre o pérdida
6. 6Reporte automático semanal al cliente con métricas de conversión

Problemas principales

• Turnos que se pierden o se duplican

  Pacientes agendan por WhatsApp, pero la recepcionista anota en una agenda de papel. Se generan sobreposiciones y turnos olvidados.

• Pacientes que no vuelven

  Un paciente que necesita un tratamiento de 3 sesiones va a la primera y no vuelve. Nadie le hace seguimiento.

• Consultas de precio sin conversión

  Muchas personas preguntan cuánto cuesta un tratamiento, se les responde, pero no se les da seguimiento para agendar.

Cómo lo resuelve un CRM + WhatsApp

• Ficha de paciente con historial completo

  Cada paciente tiene un perfil con historial de consultas, tratamientos realizados y notas del médico. Todo accesible desde la conversación de WhatsApp.

• Recordatorios automáticos de turnos

  24 horas antes del turno, el paciente recibe un recordatorio por WhatsApp con opción de confirmar o reprogramar.

• Seguimiento post-consulta automatizado

  Después de la consulta, el CRM envía un mensaje de seguimiento: 'Hola María, esperamos que estés bien. Recordá que tu próxima sesión es en 15 días.'

Flujo de trabajo recomendado

1. 1Paciente consulta por tratamiento de ortodoncia vía WhatsApp
2. 2CRM crea ficha del paciente y lo asigna a recepción
3. 3Se envía información de precios + link para agendar
4. 4Recordatorio automático 24h antes del turno
5. 5Post-consulta: seguimiento para agendar siguiente sesión
6. 6Si no responde: segundo seguimiento a los 7 días

Problemas principales

• Consultas de inscripción que se pierden

  En temporada de inscripción llegan 50+ mensajes por día. El equipo no da abasto y muchos quedan sin responder.

• Sin tracking del funnel de inscripción

  No sabés cuántas personas consultaron, cuántas recibieron la info completa, cuántas pagaron y cuántas abandonaron el proceso.

• Seguimiento de pagos manual

  El estudiante dice que va a pagar mañana. Nadie le recuerda. A los 5 días, se inscribió en otra academia.

Cómo lo resuelve un CRM + WhatsApp

• Funnel de inscripción automatizado

  Etapas claras: Consulta > Info enviada > Interesado > Pago pendiente > Matriculado. Cada lead avanza automáticamente al completar cada paso.

• Respuestas automáticas con info del programa

  Cuando alguien escribe 'Quiero info sobre el curso de inglés', el CRM responde automáticamente con brochure, horarios y precios.

• Recordatorios de pago y seguimiento

  Si el lead está en 'Pago pendiente' por más de 48 horas, recibe un mensaje: 'Hola, vimos que todavía no completaste tu inscripción. Te queda 1 cupo disponible.'

Flujo de trabajo recomendado

1. 1Prospecto escribe preguntando por un curso
2. 2CRM responde automáticamente con brochure + precios
3. 3Asesor hace seguimiento personalizado si hay dudas
4. 4Se envía link de pago
5. 5Recordatorio automático si no paga en 48h
6. 6Confirmación de matrícula + bienvenida al grupo de estudiantes

Problemas principales

• Consultas que quedan en 'visto'

  El profesional está ocupado con clientes actuales y no responde a tiempo las consultas nuevas. Cuando responde 3 días después, el prospecto ya contrató a otro.

• Sin pipeline de servicios

  No hay forma de ver cuántas propuestas están pendientes, cuántas fueron aceptadas y cuántas están por vencer.

• Cotizaciones sin seguimiento

  Se envía una cotización por WhatsApp y nunca se le hace follow-up. El cliente queda en el limbo.

Cómo lo resuelve un CRM + WhatsApp

• Pipeline de servicios profesionales

  Etapas como 'Consulta inicial', 'Propuesta enviada', 'En revisión', 'Aprobada', 'En ejecución'. Cada oportunidad se gestiona como un deal con valor monetario.

• Alertas de cotizaciones sin respuesta

  Si una propuesta lleva más de 5 días sin respuesta, el CRM te avisa para que hagas follow-up.

• Base de clientes para servicios recurrentes

  Historial completo de cada cliente: servicios contratados, facturas, fechas clave (vencimiento de contratos, declaraciones impositivas, etc.).

Flujo de trabajo recomendado

1. 1Prospecto consulta por servicio vía WhatsApp
2. 2CRM registra la consulta y programa respuesta en menos de 2h
3. 3Profesional agenda reunión de diagnóstico
4. 4Se envía cotización/propuesta formal
5. 5Seguimiento automático a los 3 y 7 días
6. 6Cierre y onboarding del cliente

Problemas principales

• Pedidos por WhatsApp que se confunden

  Un cliente pide 50 cajas de producto A, pero el vendedor anota 30 porque lo leyó rápido entre 20 conversaciones abiertas.

• Sin historial de compras por cliente

  No sabés qué compró cada cliente el mes pasado, cuándo fue su último pedido ni cuál es su ticket promedio.

• Recompras que no se gestionan

  Un cliente que compraba cada 15 días dejó de pedir hace un mes y nadie se dio cuenta.

Cómo lo resuelve un CRM + WhatsApp

• Historial completo de pedidos por cliente

  Cada cliente tiene su ficha con historial de compras, productos favoritos, frecuencia de compra y ticket promedio.

• Pipeline de pedidos con estados claros

  Etapas como 'Pedido recibido', 'Confirmado', 'En preparación', 'Despachado', 'Entregado'. El cliente puede consultar el estado por WhatsApp.

• Alertas de recompra automáticas

  Si un cliente habitual no pide en su frecuencia normal, el CRM alerta al vendedor asignado para que lo contacte.

Flujo de trabajo recomendado

1. 1Cliente envía pedido por WhatsApp
2. 2CRM registra el pedido con productos y cantidades
3. 3Vendedor confirma disponibilidad y precio
4. 4Pedido pasa a 'En preparación' y luego a 'Despachado'
5. 5Cliente recibe notificación de despacho con tracking
6. 6Alerta automática cuando se acerca la fecha de recompra

Problemas principales

• Leads de alto valor sin respuesta rápida

  Una persona pregunta por un auto de USD 25,000 a las 9pm. El vendedor lo ve al día siguiente a las 10am. El lead ya fue a otra concesionaria.

• Test drives y citas sin coordinación

  Se agendan test drives por WhatsApp pero no hay sistema centralizado. Se duplican horarios o se olvidan.

• Post-venta desconectada

  El taller no sabe que el cliente compró el auto en la concesionaria del mismo grupo. No hay continuidad en la relación.

Cómo lo resuelve un CRM + WhatsApp

• Respuesta automática 24/7 con calificación

  Chatbot de WhatsApp que responde fuera de horario, captura datos del lead (modelo de interés, presupuesto, financiamiento) y agenda cita.

• Pipeline diferenciado para ventas y servicio

  Un pipeline para ventas de vehículos y otro para servicios de taller. Cada uno con sus propias etapas y métricas.

• Historial unificado del cliente

  Desde la primera consulta hasta cada service, todo queda registrado. El vendedor sabe que el cliente compró un auto hace 2 años y le puede ofrecer un upgrade.

Flujo de trabajo recomendado

1. 1Lead pregunta por un modelo específico vía WhatsApp
2. 2Chatbot responde con info + captura datos de contacto
3. 3Vendedor recibe el lead calificado con modelo de interés
4. 4Se agenda test drive con recordatorio automático
5. 5Post test-drive: seguimiento con propuesta de financiamiento
6. 6Cierre y transición a pipeline de post-venta/servicio

Problemas principales

• Leads de crédito/seguros sin clasificar

  Llegan solicitudes de crédito de personas con diferentes perfiles. Sin un sistema, se tratan todas igual y se pierde tiempo con leads no calificados.

• Compliance y trazabilidad

  Regulaciones exigen registro de comunicaciones. Si todo pasa por WhatsApp personal, no hay trazabilidad.

• Ciclo de venta largo sin seguimiento

  Un prospecto pide cotización de seguro, la recibe, pero tarda 3 semanas en decidir. Sin CRM, nadie le hace follow-up en ese período.

Cómo lo resuelve un CRM + WhatsApp

• Calificación automática de leads

  Formularios y chatbots que capturan datos clave (ingresos, tipo de crédito, monto) para pre-calificar antes de asignar a un asesor.

• Registro completo de comunicaciones

  Todas las conversaciones de WhatsApp quedan registradas en el CRM con fecha, hora y contenido. Cumplimiento normativo garantizado.

• Secuencias de seguimiento para ciclos largos

  Secuencias automáticas: Día 1 cotización, Día 3 seguimiento, Día 7 beneficios adicionales, Día 14 oferta especial.

Flujo de trabajo recomendado

1. 1Prospecto solicita cotización de crédito/seguro por WhatsApp
2. 2Chatbot pre-califica con preguntas clave
3. 3CRM asigna al asesor según perfil del cliente
4. 4Asesor envía cotización personalizada
5. 5Secuencia de seguimiento automática (3, 7, 14 días)
6. 6Cierre + onboarding con documentación requerida

Problemas principales

• Trials que no convierten

  El usuario se registra para un trial gratuito pero nunca lo activa o lo usa una vez y no vuelve. Nadie le hace seguimiento personalizado.

• Deals B2B con múltiples interlocutores

  En una venta B2B intervienen el usuario final, el jefe de área y el director financiero. Sin CRM, se pierde track de quién está en qué etapa.

• Soporte pre-venta desconectado de ventas

  El equipo de soporte técnico resuelve dudas por WhatsApp, pero el equipo de ventas no se entera de que el lead está listo para comprar.

Cómo lo resuelve un CRM + WhatsApp

• Seguimiento automatizado de trials

  Secuencia de WhatsApp: Día 1 bienvenida, Día 3 tip de uso, Día 7 caso de éxito, Día 12 oferta de plan pago.

• Gestión de deals con múltiples contactos

  Cada deal tiene asociados varios contactos de la empresa. Se registra el rol de cada uno y la etapa de aprobación interna.

• Integración soporte-ventas

  Cuando soporte detecta que un lead pregunta por precios o funcionalidades premium, se notifica automáticamente al vendedor asignado.

Flujo de trabajo recomendado

1. 1Lead solicita demo o se registra en trial
2. 2CRM envía secuencia de onboarding por WhatsApp
3. 3SDR contacta para entender necesidades
4. 4Demo personalizada y propuesta comercial
5. 5Seguimiento durante proceso de aprobación interna
6. 6Cierre + transición a Customer Success