¿Necesito cambiar mi número de WhatsApp?

No. Los CRM con WhatsApp se conectan a tu número actual de WhatsApp Business a través de la API oficial de Meta. Tu número no cambia, tus clientes no notan ninguna diferencia, y podés seguir usando el mismo número que ya conocen.

¿Cuál es la diferencia entre WhatsApp Business App y WhatsApp Business API?

WhatsApp Business App es la app gratuita para un solo teléfono. WhatsApp Business API (también llamada WhatsApp Business Platform) es la versión para empresas que permite: múltiples agentes en un solo número, integración con CRM, chatbots, plantillas pre-aprobadas y métricas avanzadas. La API no tiene interfaz propia: necesitás un CRM o plataforma que se conecte a ella.

¿Cuánto cuesta la API de WhatsApp Business?

Meta cobra por conversación, no por mensaje individual. Los precios en LATAM son: conversaciones de marketing ~USD 0.0615, utilidad ~USD 0.0315, autenticación ~USD 0.0315, y servicio (respuestas dentro de 24h) son gratis las primeras 1,000/mes. A esto se suma el costo del CRM o BSP (Business Solution Provider) que conecta tu número.

¿Cuánto toma implementar un CRM con WhatsApp?

La conexión técnica con WhatsApp se hace en menos de 24 horas con la mayoría de los proveedores. La configuración del pipeline, importación de contactos y capacitación del equipo suele tomar entre 3 y 7 días. En total, la mayoría de los equipos están 100% operativos en una semana.

¿Puedo ver las conversaciones de todo el equipo?

Sí. Como gerente o supervisor, tenés visibilidad total de todas las conversaciones, asignaciones, tiempos de respuesta y métricas de cada vendedor. Esto es imposible con WhatsApp Web o la app regular, donde cada conversación vive en el teléfono de cada persona.

¿Funciona con WhatsApp personal o solo Business?

Los CRM se conectan exclusivamente con WhatsApp Business a través de la API oficial de Meta. No funcionan con WhatsApp personal. Si todavía usás WhatsApp personal para ventas, el primer paso es migrar a WhatsApp Business (es gratis y mantiene tu número).

¿Qué pasa con mis conversaciones actuales?

Podés importar tu lista de contactos existente al CRM. Sin embargo, el historial de conversaciones previas en WhatsApp no se migra: las nuevas conversaciones se registran automáticamente desde el momento de la conexión. Por eso es mejor implementar el CRM lo antes posible.

¿Puedo enviar mensajes masivos con un CRM con WhatsApp?

Sí, pero con reglas. WhatsApp permite enviar mensajes masivos usando plantillas pre-aprobadas por Meta. No es spam: cada plantilla debe ser aprobada y los destinatarios pueden bloquear tu número si el contenido no es relevante. Los CRM con WhatsApp te permiten segmentar tu base y enviar campañas desde la misma plataforma.

¿Qué pasa si un vendedor se va de la empresa?

Con un CRM, todo el historial de conversaciones, notas y actividad queda registrado en la plataforma, no en el teléfono del vendedor. Cuando alguien se va, simplemente reasignás sus contactos a otro vendedor y no se pierde información.

CRM para WhatsApp: guía completa para equipos que venden por chat

En Latinoamérica, más del 90% de la comunicación comercial pasa por WhatsApp. Pero la mayoría de los CRM fueron diseñados para email. El resultado: equipos que pierden leads, no pueden medir resultados y dependen de la memoria de cada vendedor.

En esta guía te explicamos qué es un CRM con WhatsApp, cómo funciona la API de WhatsApp Business, qué funcionalidades necesitás, cuánto cuesta y cómo elegir el mejor para tu equipo.

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¿Tu equipo tiene estos problemas?

Si te identificás con 3 o más de estos puntos, un CRM con WhatsApp puede transformar tu operación comercial.

Leads que se pierden en el chat

Un cliente escribe a las 9pm, nadie lo registra, y a los dos días ya compró en la competencia. Sin un sistema, cada mensaje no respondido es plata que se pierde.

Sin visibilidad del pipeline

No sabés cuántas negociaciones hay abiertas, en qué etapa están, quién las maneja ni cuánto hay por cerrar este mes. Vendés a ciegas.

Seguimiento manual con planillas

Copiar datos de WhatsApp a Excel no escala. Cuando pasás de 2 vendedores, las planillas se desactualizan, se duplican contactos y nadie sabe qué información es la más reciente.

Respuestas lentas que matan ventas

En WhatsApp, si tardás más de 5 minutos en responder, la probabilidad de cerrar cae un 80%. Sin alertas automáticas, los leads se enfrían antes de que alguien los atienda.

Cero métricas de performance

¿Cuántos leads llegan por semana? ¿Cuál es tu tasa de cierre? ¿Quién es tu mejor vendedor? Sin datos, no podés mejorar ni tomar decisiones informadas.

Historial atado al teléfono de cada vendedor

Si un vendedor se va, se lleva toda la información de sus clientes. El historial de conversaciones, las notas y el contexto desaparecen.

¿Te identificás con estos problemas?

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Cómo funciona la API de WhatsApp Business

Para conectar un CRM con WhatsApp necesitás la API de WhatsApp Business (también llamada WhatsApp Business Platform). Esta es la versión empresarial que Meta ofrece para que herramientas externas se conecten a tu número.

WhatsApp Business App (gratis)

x Un solo teléfono por número
x Sin integración con CRM
x Catálogo básico y respuestas rápidas
x Sin métricas avanzadas
x Límite de envío de mensajes masivos

Ideal para: negocios unipersonales con bajo volumen.

WhatsApp Business API (paga)

✓ Múltiples agentes en un solo número
✓ Integración con CRM, chatbots, automatizaciones
✓ Plantillas de mensajes pre-aprobadas por Meta
✓ Métricas: entrega, lectura, respuesta
✓ Mensajes masivos segmentados
✓ Verificación de cuenta (badge verde)

Ideal para: equipos de 2+ vendedores que necesitan escalar.

Costo de la API de WhatsApp Business (precios LATAM 2026)

Meta cobra por conversación (ventana de 24 horas), no por mensaje individual:

Tipo de conversación	Costo (LATAM)	Ejemplo
Marketing	~USD 0.0615	Promociones, ofertas, newsletters
Utilidad	~USD 0.0315	Confirmaciones, actualizaciones de pedido
Autenticación	~USD 0.0315	Códigos OTP, verificación
Servicio	Gratis (primeras 1,000/mes)	Respuestas a mensajes del cliente

Las conversaciones de servicio (cuando el cliente te escribe primero) son gratuitas las primeras 1,000 por mes. Para la mayoría de las PyMEs, esto cubre el 100% de las conversaciones entrantes.

8 funcionalidades clave de un CRM con WhatsApp

No todos los CRM con WhatsApp son iguales. Estas son las funcionalidades que separan a una herramienta útil de una que vas a abandonar en 2 semanas.

1. Inbox unificado multiagente

Todas las conversaciones de WhatsApp en un solo lugar. Cada vendedor ve solo sus chats asignados, mientras que el gerente ve todo. Filtrá por vendedor, etapa, fecha o etiqueta. Sin un inbox unificado, tus vendedores compiten por responder el mismo lead o, peor, nadie responde.

2. Pipeline visual de ventas

Arrastrá deals entre etapas (Nuevo → Contactado → Propuesta → Negociación → Cerrado). Visualizá cuánto tenés por cerrar este mes, qué deals están estancados y dónde se caen las oportunidades. Algunos CRMs como Kommo y Leadsales ofrecen pipelines tipo Kanban que se actualizan automáticamente con la actividad de WhatsApp.

3. Asignación automática de leads

Cuando llega un mensaje nuevo, el CRM lo asigna automáticamente al vendedor disponible. Las reglas más comunes son: round-robin (rotación equitativa), por zona geográfica, por producto/servicio o por carga de trabajo. Esto elimina la pregunta '¿quién agarra este lead?' y reduce el tiempo de primera respuesta.

4. Historial centralizado por contacto

Cada contacto tiene su ficha con: historial completo de mensajes, notas del vendedor, archivos compartidos, deals asociados y timeline de actividad. Si un vendedor se va de vacaciones o renuncia, otro puede retomar la conversación sin perder contexto.

5. Automatizaciones y secuencias

Programá seguimientos automáticos: 'Si el lead no responde en 24h, enviar recordatorio'. 'Si el deal lleva 5 días en la misma etapa, alertar al vendedor'. 'Cuando se cierra una venta, enviar mensaje de bienvenida'. Estas automatizaciones recuperan leads que de otra forma se perderían.

6. Plantillas de mensajes pre-aprobadas

WhatsApp API requiere que los mensajes salientes (fuera de la ventana de 24h) usen plantillas aprobadas por Meta. Un buen CRM te permite crear, enviar y rastrear plantillas desde la misma plataforma. Las plantillas pueden incluir variables dinámicas: nombre del cliente, monto del presupuesto, fecha de seguimiento.

7. Reportes y métricas en tiempo real

Tiempo promedio de primera respuesta, tasa de conversión por vendedor, valor del pipeline, deals ganados vs perdidos, origen de leads. Estas métricas te permiten identificar cuellos de botella, premiar a los mejores vendedores y tomar decisiones basadas en datos, no en intuición.

8. Chatbots y respuestas automáticas

Respondé fuera de horario con chatbots que califican leads, responden preguntas frecuentes y recopilan información antes de pasar al vendedor. Un chatbot bien configurado puede manejar el 30-40% de las consultas iniciales sin intervención humana.

Los mejores CRM con WhatsApp para PyMEs en LATAM

Analizamos los CRM más usados en la región. Estos son los que mejor integran WhatsApp para equipos comerciales de 2 a 25 personas.

Kommo (ex-amoCRM)

Popular

Desde USD 15/usuario/mes

El CRM más popular para WhatsApp en LATAM

Pipeline visual, inbox unificado, chatbots integrados, salesbot con IA. Ideal para equipos de 3-15 vendedores. Integración nativa con WhatsApp API. Plan Advanced (USD 25/usuario) incluye automatizaciones avanzadas.

Leadsales

LATAM

Desde USD 84/mes (hasta 3 usuarios)

Diseñado en México, pensado para LATAM

CRM 100% construido alrededor de WhatsApp. Pipeline visual simple, asignación automática, reportes básicos. Ideal para equipos chicos que quieren algo simple y funcional. Soporte en español.

Clientify

Todo-en-uno

Desde EUR 39/mes

CRM + marketing automation en español

Combina CRM, email marketing, landing pages y WhatsApp en una sola plataforma. Buena opción si además de ventas querés hacer marketing digital. Interfaz en español, soporte en español.

Respond.io

Multicanal

Desde USD 79/mes (5 usuarios)

Multicanal: WhatsApp + Instagram + Messenger + más

Si tu equipo recibe leads por múltiples canales, Respond.io los unifica en un inbox. Automatizaciones potentes, IA integrada, reportes avanzados. Más caro pero muy completo para equipos que manejan alto volumen.

Callbell

Simple

Desde USD 15/usuario/mes

Simple y accesible, ideal para empezar

Inbox multicanal (WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram), asignación de chats, notas internas y reportes básicos. No tiene pipeline visual avanzado pero es muy fácil de usar. Buena opción para equipos que recién empiezan.

Wati

E-commerce

Desde USD 49/mes (5 usuarios)

Enfocado 100% en WhatsApp Business API

Chatbots sin código, mensajes masivos, catálogo de productos integrado con WhatsApp. Buena integración con Shopify para e-commerce. Menos enfocado en pipeline de ventas, más en atención al cliente y marketing.

Ver la comparativa completa de los 8 mejores CRM con WhatsApp →

Cómo implementar un CRM con WhatsApp en 7 pasos

La implementación no tiene que ser un proyecto de meses. Con el CRM correcto, tu equipo puede estar operativo en una semana.

Verificá tu cuenta de WhatsApp Business

Si todavía usás WhatsApp personal para ventas, migrá a WhatsApp Business (es gratis). Completá el perfil de tu empresa: nombre, dirección, descripción, horarios y catálogo. Esto es requisito para conectar la API.

Elegí el CRM correcto para tu caso

Definí tus prioridades: ¿precio? ¿simpleza? ¿automatizaciones avanzadas? ¿multicanal? Probá 2-3 opciones con trial gratuito antes de comprometerte. Los criterios clave: integración nativa con WhatsApp API, pipeline visual, precio por usuario y soporte en español.

Conectá tu número a la API de WhatsApp Business

El CRM que elijas te guía en el proceso. Generalmente implica: verificar tu negocio en Meta Business Manager, vincular tu número de WhatsApp Business, y aprobar la conexión. La mayoría de los proveedores lo hacen en menos de 24 horas.

Configurá tu pipeline de ventas

Definí las etapas de tu proceso de venta. Un pipeline típico: Nuevo Lead → Contactado → Calificado → Propuesta Enviada → Negociación → Cerrado Ganado / Cerrado Perdido. Empezá simple: 4-6 etapas son suficientes. Siempre podés ajustar después.

Creá plantillas de mensajes

Diseñá las plantillas que vas a necesitar: bienvenida, seguimiento, propuesta comercial, recordatorio de pago, etc. Enviá a aprobación de Meta (suele tomar 24-48h). Incluí variables dinámicas como {{nombre}} y {{producto}} para personalizar cada mensaje.

Importá contactos y configurá automatizaciones

Subí tu base de contactos existente (CSV o desde otro CRM). Configurá las automatizaciones más importantes: asignación automática de leads, recordatorios de seguimiento y alertas de deals estancados.

Capacitá a tu equipo y empezá gradual

No lances todo junto. Empezá con 2-3 vendedores, ajustá el proceso durante 1-2 semanas, y después expandí al resto del equipo. Medí: tiempo de primera respuesta, tasa de respuesta y conversión. Estos indicadores te dicen si la implementación funciona.

CRM con WhatsApp vs. métodos tradicionales

Aspecto	Sin CRM (WhatsApp + Excel)	CRM genérico (HubSpot, Salesforce)	CRM con WhatsApp nativo
Registro de leads	Manual, se pierden	Manual o por email	Automático al recibir mensaje
Seguimiento	Depende de la memoria	Tareas y emails	Alertas + secuencias automáticas
Visibilidad del pipeline	Nula	Sí, pero desconectado de WhatsApp	Pipeline actualizado con actividad de WhatsApp
Historial de conversaciones	En cada teléfono	Emails centralizados, WhatsApp no	Todas las conversaciones centralizadas
Métricas de WhatsApp	No existen	Métricas de email, no de chat	Tiempo de respuesta, lectura, conversión
Costo para 5 usuarios	Gratis (pero ineficiente)	USD 225-600/mes	USD 75-295/mes
Tiempo de implementación	Inmediato	Semanas o meses	3-7 días
Adopción del equipo	Ya lo usan	Baja (herramienta separada)	Alta (viven en WhatsApp)

¿Qué CRM con WhatsApp te conviene según tu caso?

Equipo de 1-3 personas, bajo presupuesto

Necesitás algo simple que no cueste una fortuna. Prioridad: inbox unificado y pipeline básico.

Recomendación: Callbell (USD 15/usuario) o Leadsales (USD 84/mes hasta 3 usuarios)

Equipo de 3-10 vendedores

Necesitás asignación automática, automatizaciones de seguimiento y reportes por vendedor.

Recomendación: Kommo (USD 25/usuario plan Advanced) o Respond.io (USD 79/mes para 5)

E-commerce con WhatsApp

Necesitás catálogo integrado, mensajes masivos de ofertas y recuperación de carritos abandonados.

Recomendación: Wati (USD 49/mes) o Respond.io si manejás múltiples canales

Equipo que ya usa un CRM genérico

Ya tenés HubSpot, Zoho o Pipedrive pero la integración con WhatsApp no funciona bien.

Recomendación: Evaluá migrar a Kommo o agregá Respond.io/Callbell como capa de WhatsApp

Preguntas frecuentes

¿Qué es un CRM con WhatsApp?: Es un software de gestión de relaciones con clientes que se integra directamente con WhatsApp Business API. Permite centralizar todas las conversaciones de WhatsApp en un solo lugar, asignar leads a vendedores, automatizar seguimientos y medir resultados. A diferencia de usar WhatsApp Web manualmente, un CRM te da visibilidad del pipeline, historial por contacto y métricas de performance.
¿Necesito cambiar mi número de WhatsApp?: No. Los CRM con WhatsApp se conectan a tu número actual de WhatsApp Business a través de la API oficial de Meta. Tu número no cambia, tus clientes no notan ninguna diferencia, y podés seguir usando el mismo número que ya conocen.
¿Cuál es la diferencia entre WhatsApp Business App y WhatsApp Business API?: WhatsApp Business App es la app gratuita para un solo teléfono. WhatsApp Business API (también llamada WhatsApp Business Platform) es la versión para empresas que permite: múltiples agentes en un solo número, integración con CRM, chatbots, plantillas pre-aprobadas y métricas avanzadas. La API no tiene interfaz propia: necesitás un CRM o plataforma que se conecte a ella.
¿Cuánto cuesta la API de WhatsApp Business?: Meta cobra por conversación, no por mensaje individual. Los precios en LATAM son: conversaciones de marketing ~USD 0.0615, utilidad ~USD 0.0315, autenticación ~USD 0.0315, y servicio (respuestas dentro de 24h) son gratis las primeras 1,000/mes. A esto se suma el costo del CRM o BSP (Business Solution Provider) que conecta tu número.
¿Cuánto toma implementar un CRM con WhatsApp?: La conexión técnica con WhatsApp se hace en menos de 24 horas con la mayoría de los proveedores. La configuración del pipeline, importación de contactos y capacitación del equipo suele tomar entre 3 y 7 días. En total, la mayoría de los equipos están 100% operativos en una semana.
¿Puedo ver las conversaciones de todo el equipo?: Sí. Como gerente o supervisor, tenés visibilidad total de todas las conversaciones, asignaciones, tiempos de respuesta y métricas de cada vendedor. Esto es imposible con WhatsApp Web o la app regular, donde cada conversación vive en el teléfono de cada persona.
¿Funciona con WhatsApp personal o solo Business?: Los CRM se conectan exclusivamente con WhatsApp Business a través de la API oficial de Meta. No funcionan con WhatsApp personal. Si todavía usás WhatsApp personal para ventas, el primer paso es migrar a WhatsApp Business (es gratis y mantiene tu número).
¿Qué pasa con mis conversaciones actuales?: Podés importar tu lista de contactos existente al CRM. Sin embargo, el historial de conversaciones previas en WhatsApp no se migra: las nuevas conversaciones se registran automáticamente desde el momento de la conexión. Por eso es mejor implementar el CRM lo antes posible.
¿Puedo enviar mensajes masivos con un CRM con WhatsApp?: Sí, pero con reglas. WhatsApp permite enviar mensajes masivos usando plantillas pre-aprobadas por Meta. No es spam: cada plantilla debe ser aprobada y los destinatarios pueden bloquear tu número si el contenido no es relevante. Los CRM con WhatsApp te permiten segmentar tu base y enviar campañas desde la misma plataforma.
¿Qué pasa si un vendedor se va de la empresa?: Con un CRM, todo el historial de conversaciones, notas y actividad queda registrado en la plataforma, no en el teléfono del vendedor. Cuando alguien se va, simplemente reasignás sus contactos a otro vendedor y no se pierde información.

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