Checklist de implementación CRM en 30 días

Implementar un CRM no debería tomar meses. Con este checklist detallado, tu equipo puede estar operativo en 30 días — probado con PyMEs de LATAM que venden por WhatsApp.

Cada fase tiene tareas concretas, responsables y criterios de éxito. Imprimí esta guía o guardala en tu equipo.

Días 1-5: Definición y preparación

Responsable: Gerente comercial o dueño del negocio

Criterio de éxito: Documento de 1 página con el proceso de ventas definido

Checklist:

• [ ] Definir las etapas del pipeline de ventas (recomendado: 4-6 etapas máximo). Ejemplo: Nuevo → Contactado → Cotización → Negociación → Cerrado Ganado / Cerrado Perdido
• [ ] Definir motivos de pérdida (precio alto, competencia, sin respuesta, sin presupuesto, timing). Esto es clave para analytics.
• [ ] Listar los campos de contacto necesarios. Mínimo: nombre completo, teléfono (con código de país), empresa, necesidad/producto, valor estimado del deal. Máximo: 8-10 campos.
• [ ] Definir roles y permisos: qué ve cada rol (vendedor solo ve sus leads, gerente ve todo, admin configura)
• [ ] Definir reglas de asignación de leads: round-robin, por zona geográfica, por producto, por carga
• [ ] Elegir el equipo piloto: 2-3 vendedores motivados que no resistan el cambio
• [ ] Definir KPIs base (medir ANTES del CRM): leads entrantes/semana, tiempo de respuesta promedio, tasa de conversión, facturación mensual
• [ ] Seleccionar el CRM. Si vendés por WhatsApp: Kommo, Leadsales, Callbell. Si necesitás algo gratis: Bitrix24.

Días 6-10: Configuración técnica

Responsable: Admin técnico (puede ser el gerente o un asistente con perfil técnico)

Criterio de éxito: CRM configurado con pipeline, WhatsApp conectado y contactos importados

Checklist:

• [ ] Crear la cuenta en el CRM elegido (usar email de empresa, no personal)
• [ ] Configurar el pipeline con las etapas definidas en la fase anterior
• [ ] Agregar campos personalizados según la lista de campos
• [ ] Conectar WhatsApp Business al CRM. Vas a necesitar: acceso a Meta Business Manager, un número de WhatsApp Business dedicado, verificación de la empresa en Meta.
• [ ] Configurar las reglas de asignación automática de leads
• [ ] Crear 3-5 plantillas de mensajes de WhatsApp: bienvenida, cotización, seguimiento, agradecimiento, re-contacto
• [ ] Importar contactos existentes desde CSV. Importar solo leads activos y clientes recientes (últimos 6 meses).
• [ ] Verificar la importación: revisar 10 contactos al azar para confirmar que los datos se mapearon correctamente
• [ ] Invitar al equipo piloto (enviar invitaciones por email)
• [ ] Configurar permisos de cada usuario según su rol

Días 11-20: Fase piloto

Responsable: Equipo piloto + gerente comercial supervisando

Criterio de éxito: Equipo piloto usa el CRM para 100% de los leads nuevos durante 10 días consecutivos

Checklist:

• [ ] Capacitación del equipo piloto (30-60 minutos máximo): cómo ver leads, cómo mover tarjetas en el pipeline, cómo usar plantillas, cómo registrar notas
• [ ] Todos los leads NUEVOS se gestionan exclusivamente en el CRM (los deals existentes quedan en el proceso anterior)
• [ ] Sesión de feedback diaria (5 minutos): "¿Qué funcionó? ¿Qué les traba? ¿Qué falta?"
• [ ] Ajustar configuración según el feedback (etapas del pipeline, campos, reglas de asignación)
• [ ] Configurar primeras automatizaciones: recordatorio si un lead lleva 48h sin respuesta, alerta al gerente si un lead de alto valor no fue atendido en 1h
• [ ] Verificar que los mensajes de WhatsApp llegan y se asignan correctamente
• [ ] Monitorear adopción: ¿los vendedores piloto están actualizando las etapas del pipeline consistentemente?
• [ ] Documentar los problemas encontrados y sus soluciones

Días 21-30: Expansión y consolidación

Responsable: Todo el equipo comercial + gerente

Criterio de éxito: 100% del equipo usando el CRM, reportes automáticos funcionando, primeras métricas disponibles

Checklist:

• [ ] Demo interna liderada por los vendedores piloto (peer training): 30-45 minutos para el resto del equipo
• [ ] Cada vendedor nuevo se empareja con un vendedor piloto por 2-3 días
• [ ] Incorporar a todos los vendedores al CRM con sus cuentas y permisos
• [ ] Migrar deals activos (en negociación) de Excel/proceso anterior al CRM
• [ ] Todos los leads nuevos entran exclusivamente por el CRM — sin excepciones
• [ ] Configurar reportes automáticos semanales: pipeline value, leads nuevos, tiempo de respuesta, tasa de conversión
• [ ] Enviar el primer reporte al equipo de gerencia
• [ ] Primera revisión de KPIs vs. baseline (comparar con las métricas medidas en Días 1-5)
• [ ] Configurar automatizaciones adicionales: secuencia de follow-up (día 1, 3, 7), resumen semanal para gerencia, alerta de deals estancados
• [ ] Retrospectiva con todo el equipo: ¿Qué mejoró? ¿Qué ajustar? ¿Qué automatizar?

Post día 30: Optimización continua

• [ ] Revisar métricas mensualmente: ¿mejoró el tiempo de respuesta? ¿aumentó la tasa de conversión?
• [ ] Agregar automatizaciones progresivamente (no todo de golpe)
• [ ] Configurar integraciones con otras herramientas (MercadoLibre, Shopify, formularios web)
• [ ] Considerar chatbot de primer contacto para calificar leads automáticamente
• [ ] Capacitación trimestral del equipo sobre funcionalidades nuevas del CRM

Errores a evitar durante la implementación

• No saltear la fase piloto: Es tentador sumar a todo el equipo de golpe, pero el piloto te permite detectar problemas antes de que afecten a todos.
• No configurar demasiados campos obligatorios: Empezá con 5 campos. Si los vendedores tienen que completar 15 campos por lead, no lo van a hacer.
• No importar datos históricos innecesarios: Contactos de hace 2 años no aportan valor y ensucian la base.
• No abandonar el proceso anterior antes de tiempo: Mantené Excel como backup durante las semanas 2-3 del piloto.

¿Querés ayuda para implementar este checklist? Unite a nuestro canal de WhatsApp y te orientamos paso a paso.