CRM vs Excel: cuándo hacer el cambio
Excel no es un CRM. Puede servir como base de datos improvisada cuando sos 1-2 personas, pero en el momento que tu equipo crece, se convierte en un cuello de botella que te cuesta ventas.
Acá te mostramos exactamente cuándo Excel deja de funcionar, qué te da un CRM que Excel no puede, y cómo hacer la transición sin perder datos ni clientes.
¿Cuándo Excel deja de funcionar? (Las 8 señales)
- Más de 2 vendedores compartiendo la planilla: Las versiones se pisan, los datos se desactualizan, nadie sabe cuál es la versión correcta. Ni Google Sheets resuelve esto cuando hay edición simultánea intensiva.
- Los datos no están actualizados: A nadie le gusta cargar datos en una planilla después de cada llamada. El vendedor promedio dedica menos del 30% de su tiempo a vender — el resto es admin. Una planilla agrava este problema.
- Perdés leads por falta de seguimiento: Excel no te manda alertas. No te dice "este lead lleva 5 días sin respuesta". Depende 100% de que el vendedor se acuerde.
- No podés generar un reporte confiable: Si hacer un reporte de ventas requiere 2 horas de limpieza de datos y fórmulas, el problema es la herramienta.
- Los vendedores tienen sus propias "planillas paralelas": Señal clara de que la planilla oficial no les funciona.
- No sabés el pipeline value: ¿Cuánto dinero hay en juego en tus oportunidades abiertas? Si no podés responder en 10 segundos, Excel te está limitando.
- Un vendedor se fue y se perdió información: Si la información del vendedor estaba en su computadora/teléfono y no en un sistema central, ya experimentaste el riesgo.
- WhatsApp es tu canal de venta y la planilla es tu CRM: No hay forma de conectar WhatsApp a una planilla de forma útil. Las conversaciones viven en un lugar, los datos en otro.
Comparativa: Excel vs CRM (punto por punto)
| Funcionalidad | Excel / Google Sheets | CRM con WhatsApp |
|---|---|---|
| Captura de leads | Manual (copiar y pegar de WhatsApp) | Automática (cada mensaje = lead) |
| Seguimiento | Depende de la memoria del vendedor | Recordatorios y alertas automáticas |
| Asignación de leads | Manual (el gerente asigna) | Automática (round-robin, por zona, etc.) |
| Pipeline visual | No existe (solo filas y columnas) | Tablero Kanban visual |
| Reportes | Manuales (tablas dinámicas, fórmulas) | Automáticos y en tiempo real |
| Colaboración | Versiones conflictivas, datos pisados | Tiempo real, cada vendedor ve lo suyo |
| Historial de conversaciones | No existe en la planilla | Todo el chat de WhatsApp vinculado al lead |
| Automatizaciones | Macros frágiles | Chatbots, secuencias, workflows |
| Costo | $0 | $0 (Bitrix24) a $155/mes (equipo de 5) |
| Escalabilidad | Se rompe con 500+ filas y 3+ usuarios | Funciona igual para 3 o 30 vendedores |
El costo real de "gratis"
Excel es gratis, pero el costo oculto es enorme. Hagamos un cálculo rápido:
- Leads perdidos: Si tu equipo pierde 5 leads por mes por falta de seguimiento y tu ticket promedio es $500 USD, estás perdiendo $2,500 USD/mes.
- Tiempo de admin: Si cada vendedor dedica 30 minutos diarios a cargar datos en la planilla, con 5 vendedores son 50+ horas/mes de tiempo improductivo.
- Reportes manuales: Si el gerente dedica 3 horas/semana a armar reportes, son 12 horas/mes que podría dedicar a vender o gestionar.
Un CRM que cuesta $150 USD/mes se paga solo si evita la pérdida de un solo lead por mes.
¿Cuándo SÍ funciona Excel?
Para ser justos, Excel puede funcionar en estos escenarios:
- Sos solo/a y manejás menos de 30 contactos activos
- Tu ciclo de venta es transaccional (no requiere seguimiento)
- No vendés por WhatsApp (y por lo tanto no necesitás integración)
- Estás recién empezando y todavía no tenés proceso definido
Pero en cuanto alguna de estas condiciones cambie, es momento de migrar.
¿Cómo hacer la transición sin romper nada?
No tenés que abandonar Excel de golpe. El enfoque gradual funciona mejor:
- Elegí un CRM simple: Kommo ($15/usuario), Leadsales (~$84/mes para 3) o Bitrix24 (gratis)
- Exportá tu planilla a CSV: La mayoría de los CRMs importan CSV directamente
- Usá el CRM solo para leads nuevos: Los deals viejos pueden quedarse en Excel hasta que se cierren
- Conectá WhatsApp al CRM: Desde este momento, los leads se capturan automáticamente
- Después de 2 semanas, migrá los deals activos: Solo los que están en negociación, no todo el histórico
Consultá nuestra guía detallada sobre cómo pasar de Excel a CRM sin romper tu proceso.
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