Guía rápida: cómo configurar un CRM con WhatsApp en 15 minutos

Configurar un CRM con WhatsApp es más rápido de lo que pensás. En esta guía te mostramos paso a paso cómo tener tu CRM conectado a WhatsApp y recibiendo leads organizados en menos de 30 minutos (15 para la configuración básica, 15 más para las primeras personalizaciones).

Usamos Kommo como ejemplo, pero los pasos son similares en Leadsales, Callbell y otros CRM.

Requisitos previos (5 minutos de preparación)

Antes de empezar, asegurate de tener:

• Email de trabajo: No uses email personal para crear la cuenta del CRM
• Número de WhatsApp Business: Necesitás un número dedicado para el negocio (puede ser el que ya usás con la app de WhatsApp Business)
• Cuenta de Meta Business Manager: Si no tenés una, la podés crear en business.facebook.com. Es gratis y tarda 5 minutos.
• Tu proceso de venta definido: Al menos tener claras las etapas por las que pasa un lead (Nuevo → Contactado → Cotización → Cierre)

Minuto 0-3: Crear tu cuenta en el CRM

1. Andá al sitio del CRM elegido y registrate con tu email de trabajo
2. Confirmá tu email (vas a recibir un link de verificación)
3. Completá los datos básicos: nombre de tu empresa, industria, tamaño del equipo
4. Accedé al dashboard

Tip: La mayoría de los CRM ofrecen trial gratuito de 7-14 días sin tarjeta de crédito. Aprovechalo para probar antes de comprometerte.

Minuto 3-8: Configurar tu pipeline

El pipeline es el tablero visual donde vas a ver tus oportunidades. Configuralo con las etapas de tu proceso real:

Pipeline estándar para PyMEs que venden por WhatsApp:

1. Lead nuevo: El prospecto escribió por WhatsApp (se crea automáticamente)
2. Contactado: Un vendedor ya respondió y tuvo primera conversación
3. Calificado: Confirmaste que tiene necesidad real y presupuesto
4. Cotización enviada: Le pasaste precios o propuesta
5. Negociación: Está evaluando, puede haber contraoferta
6. Cerrado ganado: Se concretó la venta
7. Cerrado perdido: No avanzó (registrar motivo: precio, competencia, timing, etc.)

No pongas más de 7 etapas. Cuanto más simple, más lo usa el equipo.

Minuto 8-15: Conectar WhatsApp

Este es el paso más importante y el que más preguntas genera. El proceso varía según el CRM:

Opción A: Conexión vía Cloud API de Meta (recomendado)

La mayoría de los CRM modernos (Kommo, Respond.io, Wati) se conectan directamente a la Cloud API de Meta:

1. En el CRM, andá a Configuración → Integraciones → WhatsApp
2. El CRM te va a pedir conectar tu cuenta de Meta Business Manager
3. Seleccioná o creá un número de WhatsApp Business
4. Meta te va a enviar un código de verificación por SMS al número
5. Ingresá el código y listo: los mensajes empiezan a fluir al CRM

Importante: Si ya usás la app de WhatsApp Business en ese número, podés seguir usándola simultáneamente (modelo de coexistencia de Meta, disponible desde 2025). No perdés el acceso a la app.

Opción B: Conexión vía BSP (Business Solution Provider)

Algunos CRM (Leadsales, Callbell) actúan como intermediarios (BSP) entre tu número y Meta. El proceso es similar pero el CRM te guía paso a paso sin necesidad de tocar Meta Business Manager directamente.

Datos a tener en cuenta sobre la API:

• La conexión a la API no tiene costo fijo (Meta no cobra por conectar, solo por mensajes)
• Meta cobra por mensajes de plantilla enviados (marketing, utilidad). Los mensajes de servicio son gratis.
• Verificación de la empresa en Meta puede tomar 1-3 días hábiles (pero podés empezar a recibir mensajes mientras tanto)

Minuto 15-20: Invitar a tu equipo y configurar asignación

1. Andá a Configuración → Equipo → Invitar usuarios
2. Agregá a tus vendedores por email
3. Asigná roles: Vendedor (ve solo sus leads), Gerente (ve todo), Admin (configura)
4. Configurá la regla de asignación automática: Round-robin es la más simple para empezar

Minuto 20-25: Crear plantillas de mensaje

Creá 3-5 plantillas para las situaciones más frecuentes:

• Bienvenida: "Hola [nombre], gracias por escribirnos. Soy [vendedor] y te voy a ayudar con tu consulta. ¿Podés contarme qué estás buscando?"
• Cotización: "Hola [nombre], te paso la cotización que conversamos: [detalles]. ¿Tenés alguna duda?"
• Seguimiento: "Hola [nombre], quería saber si pudiste revisar la propuesta que te envié. ¿Puedo ayudarte con algo más?"
• Re-contacto: "Hola [nombre], hace un tiempo consultaste por [producto]. Tenemos [novedad/oferta]. ¿Te interesa?"

Nota: Las plantillas de WhatsApp API necesitan aprobación de Meta (tarda 1-24 horas). Mientras tanto, podés responder libremente dentro de la ventana de 24 horas.

Minuto 25-30: Primer lead de prueba

1. Pedile a un compañero, amigo o familiar que te escriba por WhatsApp al número que conectaste
2. Verificá que el mensaje aparece en la bandeja del CRM
3. Verificá que se creó un lead automáticamente con nombre y teléfono
4. Verificá que se asignó al vendedor correcto según tus reglas
5. Respondé desde el CRM y verificá que el mensaje llega al WhatsApp de la persona

Si todo funciona, tu CRM está operativo.

¿Qué sigue? (semana 1-2)

• Importar contactos existentes: Exportá tu planilla de Excel como CSV e importala al CRM. Solo contactos activos.
• Activar primera automatización: Alerta si un lead lleva 24h sin respuesta
• Configurar reporte semanal: Leads nuevos, tiempo de respuesta, pipeline value
• Conectar otros canales: Instagram DMs, Facebook Messenger (si los usás)
• Definir métricas base: Medir leads/semana, tiempo de respuesta y tasa de conversión desde el día 1

¿No sabés qué CRM elegir? Consultá nuestra guía de CRM con WhatsApp o unite a nuestro canal de WhatsApp y te orientamos.