Las 5 métricas de ventas que toda PyME debería trackear

No necesitás 50 dashboards ni un equipo de Business Intelligence. Con estas 5 métricas (más 3 bonus), tenés todo lo que una PyME de LATAM necesita para tomar mejores decisiones comerciales y predecir su facturación.

Para cada métrica te mostramos: qué es, por qué importa, qué valores son buenos, y cómo medirla con un CRM.

1. Leads nuevos por semana

Qué es: La cantidad de prospectos nuevos que llegan a tu negocio por semana, sumando todos los canales (WhatsApp, Instagram, formularios web, referidos).

Por qué importa: Este es el "indicador adelantado" de tu negocio. Si los leads bajan hoy, tu facturación baja en 30-60 días. Si suben, tu facturación va a subir. Es la métrica más importante para anticipar problemas.

Valores de referencia:

• PyME con 3-5 vendedores: 30-80 leads/semana es saludable
• PyME con 6-15 vendedores: 80-200 leads/semana
• Si el número cae más del 20% de una semana a otra sin explicación obvia (feriado, estacionalidad), investigá inmediatamente

Cómo medirla: En un CRM, cada conversación nueva de WhatsApp se registra automáticamente como lead. El dashboard te muestra leads nuevos por día/semana/mes, segmentados por fuente (WhatsApp directo, Instagram, Click-to-WhatsApp Ads, referido).

Qué hacer si baja: Revisá tus fuentes de leads. ¿Los anuncios siguen activos? ¿Hubo un cambio en tu posicionamiento en Google? ¿Tu contenido en redes está generando menos mensajes?

2. Tiempo de primera respuesta

Qué es: El tiempo promedio que tarda tu equipo en enviar la primera respuesta humana a un lead nuevo.

Por qué importa: En WhatsApp, la velocidad mata. Un lead que no recibe respuesta en 5 minutos tiene un 80% menos de probabilidad de convertir. La empresa que responde primero gana la venta en la mayoría de los casos.

Valores de referencia para WhatsApp:

• Excelente: menos de 5 minutos
• Bueno: 5-15 minutos
• Aceptable: 15-30 minutos
• Malo: 30-60 minutos
• Crítico: más de 1 hora (estás perdiendo la mayoría de los leads calientes)

Cómo mejorarla:

• Chatbot de primer contacto: responde en segundos, califica al lead y compra tiempo para el vendedor humano
• Alertas de lead nuevo: notificación push inmediata al vendedor asignado
• Regla de reasignación: si el vendedor no responde en 15 minutos, se reasigna automáticamente a otro

3. Tasa de conversión por etapa

Qué es: El porcentaje de leads que avanzan de una etapa del pipeline a la siguiente.

Por qué importa: Te dice DÓNDE está tu cuello de botella. Si la mayoría de los leads se pierden entre "Cotización" y "Cierre", el problema está en tu propuesta o en tu seguimiento post-cotización, no en la generación de leads.

Ejemplo con números:

• 100 leads nuevos → 70 contactados (70% de contacto)
• 70 contactados → 30 cotizaciones enviadas (43% de calificación)
• 30 cotizaciones → 15 en negociación (50% de interés)
• 15 en negociación → 8 cerrados (53% de cierre)
• Conversión total: 8%

Valores de referencia para PyMEs que venden por WhatsApp:

• Lead a contactado: 60-80% (si es menor, estás tardando en responder)
• Contactado a cotización: 30-50% (si es menor, no estás calificando bien)
• Cotización a cierre: 20-40% (si es menor, revisá tu propuesta o tu seguimiento)
• Conversión total lead-a-cliente: 5-15% es normal para la mayoría de las industrias

Cómo diagnosticar problemas: Si tu tasa de contacto es baja (menos de 60%), tu problema es velocidad de respuesta. Si tu tasa de cierre es baja (menos de 20%), tu problema es la propuesta o el seguimiento. El CRM te muestra exactamente dónde se caen los deals.

4. Pipeline value (valor del pipeline)

Qué es: La suma del valor estimado de todas las oportunidades abiertas en tu pipeline.

Por qué importa: Es el número que te permite proyectar facturación. Si tenés $100,000 en pipeline y tu tasa de conversión histórica es 25%, podés esperar ~$25,000 en ventas en los próximos 30-60 días.

Cómo calcularlo:

• Cada deal en tu pipeline tiene un valor estimado (el vendedor lo carga cuando avanza a etapa de cotización)
• El CRM suma automáticamente el valor de todos los deals activos
• Pipeline ponderado: multiplica el valor de cada deal por la probabilidad de cierre de su etapa. Ejemplo: deal de $10,000 en "Negociación" con 50% de probabilidad = $5,000 ponderados.

Regla práctica: Tu pipeline value debería ser al menos 3-4x tu meta de facturación mensual. Si tu meta es $30,000 y tu pipeline es $30,000, estás en problemas porque no todo se va a cerrar.

5. Rendimiento por vendedor

Qué es: Comparativa de métricas clave entre los miembros de tu equipo comercial.

Por qué importa: Te permite identificar al vendedor con mejores prácticas (para replicarlas) y al que necesita ayuda (para capacitarlo). Sin datos, estas decisiones se toman por intuición.

Métricas por vendedor:

• Tiempo de respuesta promedio: ¿Quién responde más rápido?
• Leads atendidos: ¿Quién maneja más volumen?
• Tasa de conversión: ¿Quién cierra más? (la más importante)
• Pipeline value personal: ¿Quién tiene más dinero en juego?
• Ticket promedio: ¿Quién vende deals más grandes?

Cómo usarla: Si el Vendedor A tiene 35% de conversión y el Vendedor B tiene 12%, no necesariamente es que B sea malo — puede ser que A tenga mejor seguimiento. Analizá qué hace diferente y replícalo en el equipo. El CRM te da los datos; vos los convertís en acciones.

Bonus: 3 métricas avanzadas

6. Ciclo de venta promedio

¿Cuántos días pasan desde el primer contacto hasta el cierre? Conocer este número te permite proyectar cuándo se van a cerrar los deals actuales y planificar cash flow.

7. Motivo de pérdida

¿Por qué se pierden los deals? Precio alto, competencia, timing, sin respuesta. Si el 40% de tus deals perdidos son por "precio alto", revisá tu propuesta de valor o tu segmentación de leads.

8. Costo por lead / CAC

Si invertís en anuncios (Click-to-WhatsApp Ads, Google Ads), sabé cuánto cuesta cada lead y cuánto cuesta adquirir un cliente. Si el CAC es mayor que el valor del primer pedido, tenés un problema.

¿Cómo empezar a medir?

Si hoy no medís nada, no intentes medir todo de golpe. Empezá con las 3 más importantes:

1. Leads nuevos/semana (te da visibilidad del funnel)
2. Tiempo de primera respuesta (el más fácil de mejorar)
3. Pipeline value (te permite proyectar facturación)

Las 5 métricas principales las da cualquier CRM automáticamente. No necesitás configuración especial.

Un CRM con WhatsApp te da estas métricas automáticamente, sin planillas ni cálculos manuales. Unite a nuestro canal de WhatsApp para saber cuál te conviene.