WhatsApp Business vs CRM con WhatsApp: diferencias clave
WhatsApp Business es gratuito y muchos equipos lo usan como su "CRM". Funciona — hasta que deja de funcionar. Acá te mostramos las diferencias reales entre usar WhatsApp Business solo y usar un CRM con WhatsApp integrado, para que sepas cuándo vale la pena dar el salto.
WhatsApp Business App: qué te da (gratis)
La app gratuita de WhatsApp Business incluye funcionalidades que muchos negocios ni siquiera conocen:
- Perfil de empresa: Nombre, descripción, dirección, horarios, sitio web. Genera confianza cuando un prospecto te busca.
- Catálogo de productos: Hasta 500 productos con fotos, descripciones y precios. El cliente puede navegar sin salir de WhatsApp.
- Respuestas rápidas: Mensajes predefinidos que enviás con un atajo (/precio, /horario, /ubicación). Ahorra tipeo repetitivo.
- Etiquetas: Clasificar chats con etiquetas de colores (Nuevo, Interesado, Pagado, etc.). Organización básica.
- Mensajes de ausencia: Respuesta automática fuera de horario comercial.
- Mensaje de bienvenida: Saludo automático al primer contacto.
- Listas de difusión: Envío masivo a hasta 256 contactos (que deben tener tu número guardado).
- Dispositivos vinculados: 1 teléfono principal + hasta 4 dispositivos adicionales (web o escritorio).
Lo que WhatsApp Business NO te da (y que un CRM sí)
| Funcionalidad | WhatsApp Business App | CRM con WhatsApp |
|---|---|---|
| Pipeline de ventas | No existe. No sabés en qué etapa está cada deal. | Tablero Kanban visual con etapas personalizables |
| Asignación de leads | Manual. El gerente decide quién atiende cada chat. | Automática: round-robin, por zona, por carga |
| Multiagente real | Máximo 5 dispositivos. Todos ven todos los chats. | Agentes ilimitados. Cada uno ve solo sus chats asignados. |
| Automatización de seguimiento | Solo mensaje de ausencia y bienvenida | Secuencias de follow-up, recordatorios, alertas de inactividad |
| Chatbot | No | Chatbot de calificación, FAQ automáticas, derivación a humano |
| Métricas del equipo | No. No sabés quién responde cuánto ni cuán rápido. | Tiempo de respuesta, tasa de conversión, rendimiento por vendedor |
| Historial centralizado | Si un vendedor se va, se lleva su teléfono y las conversaciones | Todo queda en el sistema, accesible por cualquier miembro del equipo |
| Broadcast masivo | 256 contactos máx, deben tener tu número guardado | Sin límite, con plantillas aprobadas por Meta, sin necesidad de que guarden tu número |
| Reportes | Estadísticas básicas (mensajes enviados/leídos) | Pipeline value, conversión por etapa, pronóstico de facturación |
| Integración con otros canales | Solo WhatsApp | WhatsApp + Instagram + Facebook + Telegram + email en una bandeja |
¿Cuándo WhatsApp Business App alcanza?
La app gratuita es suficiente cuando:
- Sos 1 persona o máximo 2 atendiendo
- Recibís menos de 20 conversaciones nuevas por día
- No necesitás métricas del equipo (porque no tenés equipo)
- Tu proceso de venta es simple: consulta → cotización → venta (menos de 3 pasos)
- No necesitás automatización de seguimiento
- Tu presupuesto es literalmente $0
¿Cuándo necesitás un CRM con WhatsApp?
Es momento de dar el salto cuando se cumple al menos UNA de estas condiciones:
- Tu equipo tiene 3+ personas atendiendo WhatsApp: La app no soporta multiagente real. Todos ven todos los chats y se pisan.
- Perdés leads por falta de seguimiento: Si alguna vez un vendedor dijo "se me pasó", necesitás automatización.
- No sabés cuánto hay en pipeline: Si no podés responder "¿cuánto vamos a facturar el mes que viene?", necesitás visibilidad.
- Enviás más de 256 mensajes masivos: Las listas de difusión de la app tienen límite. La API no.
- Un vendedor se fue y se perdió información: Si ya pasaste por esto, sabés el dolor.
- Usás múltiples canales: Si recibís leads de WhatsApp, Instagram y Facebook, necesitás una bandeja unificada.
¿Cuánto cuesta dar el salto?
Pasar de WhatsApp Business App a un CRM con WhatsApp tiene dos componentes de costo:
1. La plataforma/CRM
- Gratis: Bitrix24 (CRM + WhatsApp, usuarios ilimitados, interfaz compleja)
- Económico: Callbell ($15/agente/mes) o Kommo Base ($15/usuario/mes)
- Medio: Leadsales (~$84/mes para 3 usuarios) o Wati ($59/mes)
- Premium: Respond.io ($79/mes para 5 usuarios)
2. WhatsApp Business API (Meta)
Los CRM se conectan a la API oficial de Meta. Meta cobra por mensaje de plantilla enviado:
- Mensajes de marketing: $0.013-0.063 USD según país
- Mensajes de utilidad: $0.001-0.036 USD según país
- Mensajes de servicio (respuestas dentro de 24h): GRATIS
Para una PyME típica, el costo de Meta ronda los $15-50 USD/mes.
Modelo de coexistencia (novedad 2025+)
Buenas noticias: desde 2025, Meta permite usar la App y la API simultáneamente en el mismo número. Ya no tenés que elegir. Podés tener la app en tu teléfono para uso personal/rápido y la API conectada al CRM para el equipo.
Cómo hacer la transición
- Elegí un CRM que se integre con WhatsApp Business API
- Verificá tu empresa en Meta Business Manager (necesitás documentos de la empresa)
- Conectá tu número existente de WhatsApp Business al CRM
- Importá tus contactos (exportá desde la app y subilos como CSV al CRM)
- Empezá a recibir leads directamente en el CRM
El proceso completo toma entre 1 y 3 días, dependiendo de la verificación de Meta.
Un CRM con WhatsApp se conecta a tu WhatsApp Business existente y agrega todo lo que le falta. Unite a nuestro canal de WhatsApp y te ayudamos a elegir la mejor opción para tu equipo.